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东方信腾档案中心

档案托管业务流程及规范

2021-11-06 14:28:14

次

详细介绍：

档案接收、入库流程及实施标准

档案接收，入库流程

1.收件申请

用户登录 东方信腾 档案中心管理系统提起收件申请，注明大约档案数量及收件时间，信腾客服专员会根据客户提的收件需求做了合理的安排。

2.数据接收

收件员将档案信息上传至系统，数据包括：档案类别、客户编号、档案名称、档案编号、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出标签，同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案箱指定位置，标签表面只有条码信息，可有效保护用户信息。

档案电子标签

3.档案移交

档案移交时东方信腾不但会制作按箱移交的移交表而且还可提供每箱箱内档案的清单供有需求的客户选择，移交时信腾工作人员会进行详细的清点，且双人扫描确认。

4.档案入库前处理

所有待入库的档案都需要进行除尘及消毒处理，消毒方式东方信腾主要采用抽真空的方式，详细处理方式见库房八防介绍部分；

5.档案位置绑定
所有档案上架后需对上架后档案需跟档案架上条码进行绑定；

智能档案管理

6.档案归还

⑴ 用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒;

档案库房管理

7.工作单管理

东方信腾根据工作单上的内容对客户进行服务。每一份工作单都是由系统自动生成的清单，管理系统中记录了所有工作日志信息。

8.文档流转管理

所有文档在进入东方信腾的文档保管中心之后，首先会被搬上货架；然后由操作人员将档案箱的条形码和该物品所在货架的条形码一并扫入扫描器中；此后扫描器里的所有信息被自动上传至系统中，将保管物的所在位置保存到东方信腾的数据库中。接着操作部工作人员会将此报告给客服部工作人员，由他们对上架物品与取回物品进行检查，确认无误。这样就消除了可能发生的错误与物品遗漏。

9.移交表归档

东方信腾作为一家专业的 档案管理外包公司，公司内部的 档案资料管理也有一套非常严格的管理制度及归档案流程，当日产生的档案（例如移交表）务必当日归档，东方信腾内部项目 档案保管期限为50年。

档案入库

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